منطقة إعلانية

منطقة إعلانية



منطقة إعلانية





تفعيل استراتيجية متكاملة للعمل عن بُعد يضمن إنتاجية عالية فى زمن “الكورونا”


التشتت الرقمى أكبر تهديد لأى خطط لإنجاز تكليفات تشمل أهدافاً يومية

ضجت مواقع الصحف والمدونات المتخصصة مثل “نيويورك تايمز” و”ذا صن” و”ميرور” و”واشنطن بوست” و”الجارديان” و”بيزنس إنسايدر” بالتقارير التى تتحدث عن استراتيجية العمل عن بعد والنصائح المستخلصة من خبرات دامت لأكثر من 20 عاماً.

واضطر ملايين البشر إلى المكوث فى المنزل تجنباً لعدوى فيروس “كورونا”، لذلك قد يكون من المفيد مشاركة بعض الأشياء التى تحدث عنها خبراء متمرسون فى العمل عن بعد والتى تساعد أى شركة فى جعل العمل من المنزل منتجاً ومفيداً.

1- حدد وقتك

من السهل جداً أن ينتهى بك الأمر إلى العمل لحد الإنهاك والتعب عندما تعمل من المنزل، ويرجع ذلك جزئياً إلى أنه من السهل أيضاً ترك أفكارك تنجرف خلال النهار دون عمل جاد، فقط لتجد أنك بحاجة إلى العمل طوال الليل للوصول إلى الموعد النهائى فى الصباح.

والنصيحة هى أنه يجب أن تكون قاسياً على نفسك وتأكد من تحديد وقتك، وإنشاء حدود واضحة ومتسقة بين وقت العمل ووقت الراحة.

بالطبع، هذه أيضاً فرصة للتعاون مع صاحب العمل لمعرفة ما إذا كان من الممكن تحديد ساعات العمل التى تتوافق مع أوقاتك الأكثر إنتاجية حيث يعمل بعض الأشخاص بشكل أفضل فى وقت متأخر من الليل بينما يفضل البعض الآخر العمل فى الصباح الباكر.

وهناك أيضاً حاجة إلى الاتفاق فى ذلك الوقت مع الإدارة وفريق العمل، ويصر بعض أصحاب العمل البعيدين على الحفاظ على مراسلة فورية من أى نوع أثناء العمل حتى يتمكنوا من التحقق من وجودك هناك وهى طريقة مناسبة لكن من الأفضل تحديد أوقات عمل مرنة مع الاتفاق على أهداف معينة للعمل تكون معياراً للمحاسبة.

والعمل عن بُعد بدون هذه الحدود المتفق عليها يضر بسرعة كبيرة بحياتك الشخصية حيث يولد ضغطاً شخصياً وعلاقات متوترة.

ويمكن لأدوات تتبع الوقت والمهمة مثل “Slack” و”Trello” وغيرها تقديم نتائج رائعة هنا، مما يمنح أصحاب العمل نظرة ثاقبة لما تفعله ويمنحك مجموعة واضحة من الأهداف لمحاولة تحقيقها.

ويجب الانتباه عند العمل مع عائلتك للتأكد من فهمهم واحترامهم لظروف عملك الجديدة خاصة عندما تكون فى “وضع العمل”.

وعندما تعمل من المنزل يصبح هذا أكثر صعوبة مع تعدد عوامل الإلهاء والحاجة للمساعدة فى تذكيرك بمرور الوقت.

“تقنية الطماطم” تعزز القدرة على تنظيم الوقت وإدارة المهام خلال ساعات العمل

وواحدة من أكثر الطرق فعالية للتعامل مع هذا هو استخدام تقنية “Pomodoro”، وهى طريقة عمل فعالة للغاية تركز فيها على مشاريعك لفترات قصيرة من الوقت، وتأخذ قسطًا من الراحة ثم تركز مرة أخرى، إنها فعالة لأن المساند تجعل من السهل الحفاظ على التركيز.

وتسمى بـ”تقنية الطماطم” أو “تقنية بومودورو” والتى ابتكرها الإيطالى فرانشيسكو سيريلو فى أواخر الثمانينيات، باستخدام جهاز توقيت لتقسيم وقت العمل إلى فترات زمنية تبلغ 25 دقيقة لكل منها، مفصولة بفواصل قصيرة، وتسمى فترة واحدة “pomodari” وهى مأخوذة من الكلمة الإيطالية “pomodoro” والتى تعنى “الطماطم”.

وتعتمد هذه الطريقة على فكرة التوقف المتكرر من أجل الراحة التى يمكن أن تحسن الحدس والتركيز.

وترتبط هذه التقنية ارتباطًا وثيقًا بالعديد من المفاهيم، بما فى ذلك التطوير المتكرر والمتزايد المستخدم فى عمليات تطوير البرمجيات، حيث تم اعتماد هذه الطريقة فى سياق البرمجة الزوجية.

والنهج الامثل فى ذلك، هو سرد المهام التى تحتاج إلى القيام بها كل يوم ثم استخدام هذه التقنية للتدوير بينهما حتى يتم الانتهاء منها.

ومن مميزاته أنه يساعد على تحسين التركيز، سواء كنت فى بيئة تشتت الانتباه مثل المقهى أو تجلس وحدك وفقدت القدرة على التفكير، ويوجد تطبيق يسمى “Focus” وهو تطبيق مجانى يعلمك استخدام هذه التقنية.

2- أساليب التواصل

يميل أرباب العمل إلى الاعتقاد أنه نظراً لأنك تعمل عن بُعد من المنزل، فإن لديهم الحق فى الاتصال بك عبر الرسائل الفورية فى أى وقت من النهار أو الليل.

وهذا هو السبب فى أنه من المهم للغاية وضع الحدود فى وقت مبكر من أجل ضمان الحفاظ على تقسيم لحماية العقل بين وقت العمل والوقت الشخصى.

وهذا النوع من أدوات التحكم المستندة إلى الرسائل الفورية يمكن أن يقف أيضاً فى طريق إنجاز المهام، كما هو الحال مع توقع أنك ستكون متاحاً دائماً باستخدام كل أداة اتصال متاحة مستخدمة فى شركتك، فمن حق صاحب العمل الحصول على طريقة سهلة ومضمونة للوصول إليك عند الضرورة.

وإليك أربعة اقتراحات لمساعدتك على التأقلم:

أ. دمج فرق العمل من خلال استخدام شكل واحد من أشكال الاتصال الفورى مثل تطبيق “Slack” أو البريد الإلكترونى أو تطبيق “face time” ومن المهم أن تكون متسقاً وأن تتأكد من أن كل شخص تعمل معه يستخدم نفس الحل حتى لا ينتهى بك الأمر إلى قضاء يومك بالتناوب بين محادثات متعددة فى تطبيقات متعددة مما يؤثر سلباً على الكثير من التركيز.

ب. مهما كانت أدوات الاتصال التى تستخدمها، ضعها على نظام فقد ترغب فى تشغيل البريد الإلكترونى فقط للتحقق من وجود رسائل جديدة فى أوقات محددة، أو استخدام مؤشرات التواجد فى برنامج المراسلة الفورية الذى تستخدمه لتوضيح وقت عملك فى شئ ما وعند بدء توقيت العمل.

جـ. تنجح هذه الطريقة فقط إذا تأكدت من تحقيق الاتصالات فى الأوقات المناسبة، وأسهل طريقة للقيام بذلك هى استخدام تطبيق التذكيرات على أجهزة الهاتف الذكى الخاص بك لإخبارك بالتقاط الرسائل أولاً فى الصباح وقبل الغداء ومرة أخرى فى نهاية اليوم.

د. من المنطقى الانخراط فى اجتماع فيديو يومى قصير مع بقية فريق مشروعك سواء المؤقت أو الدائم فهو يساعد على تلافى مشاعر العزلة ويعزز مشاعر التعاون.

3- إدارة المهام

هل تتذكر “تقنية بومودورو”؟ تعد إدارة المهام ذات أهمية كبيرة عند العمل عن بعد خاصة مع التعرض للمضايقة والانزعاج من الترتيبات الشخصية المتعلقة بمتطلبات الزوجة والأطفال،.

وعلى سبيل المثال لا يمكن تجاهل أن التعرض لعوامل التشتيت يمكن أن يقلل الإنتاجية بنسبة 40% وفقاً لبحوث جمعية “علم النفس الأمريكية”.

ومن المنطقى جدولة أجزاء محددة من اليوم لمهامك المختلفة، وتحديد أوقات الكتابة والبحث والاتصالات والاجتماعات وما إلى ذلك، وهناك فائدة إضافية لهذا النهج هو أنه يساعدك على تحديد ما إذا كنت تصبح أكثر التزاماً.

4- إدارة تطبيقاتك

هل لديك ميل لتضييع الوقت على وسائل التواصل الاجتماعى؟ أعلم أن معظم الناس تفعل ذلك، ومن السهل جداً أن تفقد الكثير من الوقت الثمين فى حين أنك تعلم أنه يجب عليك التركيز على إنجاز العمل، لكن هذه هى الطبيعة البشرية.

ولحسن الحظ، هناك حل لهذه المشكلة يتم إنشاؤه داخل أجهزة الحاسوب الحديثة والهواتف الذكية حيث هناك خاصة تحديد وقت لتصفح التطبيقات التى يمكنك الوصول إليها وكذلك تحديد عدد التطبيقات التى يمكن الوصول إليها خلال يومك وسيساعدك ذلك على تجنب التشتت الرقمى.

5- توزيع عادل للمهام

العدالة فى توزيع مهام العمل على فريق مشروعك، وهى مهمة باتت أسهل مع توفر تطبيقات بواجهة إدارة المهام وأفضل ما فيها هى أنها تجعل من السهل جداً توزيع أهدافك اليومية عبر بقية فريق المشروع الخاص بك، حيث يوفر لجميع المعنيين فكرة جيدة عن جدولة المشروع والاهداف المحددة لكل فرد دون لبس.

ويمكن أن تساعد عملية توزيع الأهداف المستهدفة مع الآخرين فى تنفيذ الجدول الزمنى الذى حددته لنفسك، كما أنها تجعل من السهل تحديد الوقت الذى يتأخر فيه الأشخاص وقد يحتاجون إلى المساعدة لا إلى معاقبتهم فى كثير من الأحيان.

ويتميز هذا النهج بأنه أقل عدوانية بكثير فمن الصعب أن يزعجك صاحب العمل بمكالمات فورية لا نهاية لها تضمن تدمير تركيزك.

6- حدد مكان عمل جيد بالمنزل

بالطبع، أكبر خطوة يجب اتخاذها هى تحديد مكان عملك فى منزلك، حيث يقول معظم العاملين من المنازل إنهم يستفيدون من وجود مساحة عمل محددة، وهذا هو سبب أهميتها حيث يساعد فى إنشاء دعم نفسى للمساعدة على التمييز بين وقتك الخاص ووقت العمل.

ويأخذ البعض هذا الأمر بجدية أكثر فبعض الناس يرتدى بدلة خلال يوم عمله عن بُعد لأنه يعتقد أن ذلك يساعده على التركيز، وقد ينجح هذا الأمر إذا وجدت صعوبة فى الدخول فى “وضع العمل” عند العمل من المنزل.

ويجب أن تكون مساحة العمل التى تحددها فى منزلك منطقة هادئة نسبياً حيث لن تتم مقاطعتك بسبب صخب الحياة المنزلية.

ومن المهم جداً اختيار كرسى ومكتب أو طاولة أو غير ذلك بالارتفاع الصحيح لك، وعدم فعل ذلك سيسبب لك ألماً فى الظهر وقد يتسبب أيضًا فى مشاكل جسدية أخرى.

7- لا تجلس طوال اليوم ومارس الرياضة

تتمثل إحدى مخاطر العمل عن بُعد فى مدى سهولة الجلوس طوال اليوم لأنك لم تعد تعمل بشكل متقطع بسبب بيئة مكتبك المزدحمة.

وهناك الكثير من الأبحاث لإظهار أن الجلوس لفترات طويلة من الزمن يمكن أن يولد مشاكل جسدية كبيرة وبحسب أحد التقارير مؤخراً فإن 70% من العمال الأمريكيين يعانون من آلام الظهر المرتبطة بالجلوس طويلاً.

وهناط تطبيقات تذكير تطلب منك كل فترة مناسبة النهوض من مكانك وهى طريقة لا تقدر بثمن حيث يمكن للعمال من المنزل وكل شخص آخر التخفيف من هذه المشكلة، وسيذكرك التطبيق على ساعتك بعد ذلك بالوقوف لبضع دقائق كل ساعة.

كما يجب أن تحرص على البقاء نشيطًا خلال يومك، ومن المعروف أن التمرين يعزز مستويات التركيز والإنتاجية بينما يعزز مشاعر الرفاهية الشخصية مع الحرص على أخذ فترات راحة وتمدد وممارسة الرياضة.

وبالإضافة إلى النوم بانتظام، من المهم أخذ فترات راحة منتظمة، تماماً كما لو كنت فى المكتب وتحقيق ذلك ليس بالأمر الصعب، لكن تذكير القيام بذلك قد يكون هو الصعب.

ويجب عليك تعيين تذكيرات منتظمة للتوقف عن العمل باستخدام مؤقتات الهاتف الذكى الخاص بك أو استخدام تطبيق تذكير مخصص مثل “Take a Break”، كما يجب تخصيص وقت للتمارين الرياضية البسيطة كل يوم.

لمتابعة الاخبار اولا بأول اضغط للاشتراك فى النسخة الورقية او الالكترونية من جريدة البورصة

منطقة إعلانية

نرشح لك


https://www.alborsanews.com/2020/03/28/1311761